Jakie funkcje powinno mieć narzędzie, aby odciążyć zespoły mobilne w codziennych obowiązkach? Czy naprawdę automatyzacja procesów jest niezbędna do realizacji zadań terenowych?

Niekoniecznie, ale digitalizacja działań znacząco ułatwia pracę. Z pewnością spotkamy jeszcze na rynku firmy, których pracownicy posługują się tradycyjnymi metodami – noszą ze sobą teczki pełne dokumentów, w kalendarzach notują spotkania, raporty robią na wyczucie. Czy to źle? Pewnie nie, ale z pewnością mało efektywnie.

Czy do realizacji zadań w terenie potrzebna jest aplikacja mobilna?

To pytanie zadał nam ostatnio klient podczas rozmowy dotyczącej naszego narzędzia. Odpowiadamy – nie, ale praca z nią jest zdecydowanie łatwiejsza, bardziej efektywna i przede wszystkim bezpieczna. Dane są chronione, dokumenty cyfrowe znajdują się w jednym miejscu, dzięki czemu zawsze są pod ręką, a wyszukanie właściwego pliku nie zajmuje dużo czasu. 

Dlaczego warto przejść z metody tradycyjnej na nowe technologie? 

#Nieprzewidziane sytuacje

Oczywiście każdy (albo prawie każdy 🙂 ) ma w dzisiejszych czasach telefon komórkowy, z którego może zadzwonić po pomoc w przypadku awarii samochodu i poinformować o tym swojego przełożonego, ale… wynikną z tego konsekwencje takie jak: niezrealizowanie wizyty, opóźnienia, czasami trudności w skontaktowaniu się z innymi członkami zespołu. Ten problem rozwiązuje aplikacja umożliwiająca automatyzację harmonogramów. Pracownik, którego zaskoczyła nieprzewidziana sytuacja może zgłosić swoją niedostępność w aplikacji, dzięki czemu nastąpi automatyczna modyfikacja harmonogramu a zadania zostaną rozdzielone pomiędzy innych członków zespołu. System weźmie pod uwagę obłożenie, lokalizacje, uprawnienia poszczególnych pracowników oraz inne reguły, które zostały wcześniej wprowadzone przez administratora (w tym przypadku np. managera). 

Dzięki tym usprawnieniom, zamiast każdorazowo wczytywać się w harmonogram zespołu i przepisywać zadania ręcznie, manager może polegać na inteligentnym algorytmie, który całą żmudną pracę wykona za niego a następnie wyświetli powiadomienie w panelu administracyjnym o zaistniałych zmianach.

Proces ten obejmuje także inne zdarzenia, jak np. choroby pracowników oraz urlopy.

#Nieosiągalny klient

Odbijanie się od drzwi to przykra codzienność pracowników terenowych. W tradycyjnym podejściu odnotowuje się taką sytuację w dokumentach i ręcznie planuje kolejną wizytę, aby zadanie nie umknęło. W narzędziu online, proces postępowania wygląda bardzo podobnie z tą różnicą, że aplikacja automatycznie doda wizytę do harmonogramu użytkownika. Dodatkowo manager ma wgląd w status realizacji zadania, praktycznie w czasie rzeczywistym, więc może od razu przeprowadzić np. modyfikację planu. 

Korzystanie z aplikacji odciąża pracownika pod kątem planowania, dzięki czemu może całą swoją energię przeznaczyć na realizację kolejnych zadań a nie czasochłonnych czynności, do których można zaliczyć między innymi monitorowanie pozycji w kalendarzu. Warto zaznaczyć, że aplikacja wyświetla powiadomienia o bieżących zadaniach na urządzeniu użytkownika. W razie potrzeby można tę funkcję wyłączyć lub z góry określić, w jakich godzinach ma działać.

#Gdzie jest manager?

Kapitan opuścił statek, a załoga dryfuje po niespokojnych wodach? W tradycyjnym podejściu, gdzie dokumenty przechowywane są jedynie w formie papierowej, przejęcie obowiązków przez nową osobę zarządzającą zespołem może być kłopotliwe. Szukanie odpowiednich danych, niekompletna dokumentacja oraz wynikające z tego trudności w przeprowadzeniu dokładnej analizy i oceny sytuacji to codzienność przy braku narzędzi cyfrowych.

Jakie mamy opcje, gdy na co dzień używamy mobilnego narzędzia do pracy terenowej?

Najważniejsze jest to, że wszystkie dokumenty i procesy są zdigitalizowane, co oznacza, że przy odpowiednim ustawieniu dostępności można przekazać je innej osobie zarządzającej. Dzięki temu osoba zastępująca managera ma wgląd w planowane i zrealizowane przez zespół zadania. Może świadomie podejmować decyzje i optymalizować harmonogramy. 

Warto podkreślić również, możliwość pracy zdalnej, ponieważ informacje w postaci zdigitalizowanej są dostępne z dowolnego miejsca. Jedyny wymóg to połączenie z Internetem. 🙂 Manager nawet będąc w delegacji może łatwo wprowadzać zmiany i modyfikować plany zespołu. Aktualną listę zadań każdy z pracowników otrzyma na swoje urządzenie. Wygodne? A jakie efektywne! 🙂

#Poza siecią

Może wydawać się, że ten problem nie dotyczy firm korzystających z dokumentacji offline. Jednak jeżeli odniesiemy tę sytuację do pracownika, który zrealizował zadania, a nie przekazał dokumentacji do firmy, mamy w dużym uproszczeniu przykład bycia poza siecią. Nikt nie ma dostępu do wyników, a zadanie, mimo, że teoretycznie zrealizowane,  praktycznie pozostaje niedokończone. 

W przypadku aplikacji ten problem się nie pojawi. Pracownik już w trakcie realizacji zadania wprowadza do narzędzia dane na temat swoich wyników, które zapisywane są na serwerze, a osoby upoważnione mają do nich wgląd w czasie rzeczywistym. Pomaga to również przy generowaniu raportów, ponieważ wszystkie informacje wprowadzane są według jednego schematu. Odbywa się to podczas wizyty, więc nie ma ryzyka, że istotne dane zostaną pominięte, tak jak może się to zdarzyć przy tradycyjnej metodzie, gdzie dokumenty uzupełniane są po spotkaniu, albo (o zgrozo!) kolejnego dnia lub jeszcze później. W efekcie raporty są niekompletne, a wyciągane wnioski mogą mieć mało wspólnego ze stanem faktycznym. Wstrzymuje to także podejmowanie decyzji a nawet uniemożliwia szybkie reagowanie, gdy wymaga tego sytuacja.

Zadbaliśmy również o działanie aplikacji w trybie offline. Jeżeli telefon utraci połączenie z siecią, narzędzie wciąż działa. Uzupełniane dane zapisują się lokalnie a po ponownym połączeniu z Internetem przenoszone są na serwer. 

Powyższe przykłady to tylko kilka funkcji, które oferuje nasza aplikacja. Więcej o tym, jak poszczególne opcje działają w praktyce można przeczytać w naszym wpisie TOP 3 według użytkowników. Aplikacja VSoft Mobile Workforce w praktyce.