Grube notesy, pliki dokumentów, obszerne teczki… Praca mobilna bez odpowiednich narzędzi nie jest efektywna. Wielokrotnie po kilkuminutowym kręceniu się po okolicy i staniu w korkach Twój pracownik w końcu trafia na miejsce. Wiesz jednak, że to nie koniec jego wyzwań. Przed nim długie poszukiwania – musi znaleźć papierową dokumentację sprawy znajdującą się wśród setek innych. Według planu już dawno powinien być po drugiej stronie miasta. Znasz ten scenariusz? Możesz wymazać go z pamięci, jeżeli sięgniesz po nowoczesne i sprawdzone rozwiązania.

Takie sytuacje zdarzają się często, gdy procesy nie są zoptymalizowane i zautomatyzowane. Generują dużo dodatkowej pracy i szargają nerwy. Założona liczba spotkań bardzo często nie zostaje zrealizowana – nie mogła być, ponieważ zadania powierzone pracownikowi były niemożliwe do obsłużenia w danym czasie.  Prawdopodobnie  planista opracowując listę zadań nie miał wystarczająco dużo informacji, aby zrobić to dobrze. 

Jak zapobiec takiej sytuacji w przyszłości? Wybierz bezpieczne i intuicyjne narzędzie, które zdejmie z Twoich barków czasochłonne obowiązki a Twojemu zespołowi dostarczy przejrzysty i intuicyjny plan zadań do wykonania.

#Personalizacja narzędzia do planowania zadań

Wizyty terenowe mogą mieć podobne schematy, ale w zależności od realizowanego zadania znacząco różnić się od siebie. Dlatego też narzędzie VSoft Mobile Workforce można personalizować w oparciu o swoje potrzeby i samemu zaplanować, jak wizyta powinna przebiegać oraz które elementy procesu mają być zrealizowane. Wyobraźmy sobie, że pracownik pełni rolę tajemniczego klienta. W przydzielonym zadaniu ma dostępne informacje zawierające nazwę punktu handlowego, adres, wielkość sklepu oraz liczbę pracowników. Musi sprawdzić, czy wskazany w otrzymanym zadaniu produkt jest ustawiony tak, jak było to przedstawione w instrukcji i czy materiały promocyjne zostały umieszczone w widocznych, prawidłowych miejscach.

Podczas wizyty tajemniczy klient:

• wprowadza w aplikacji wymagane dane odpowiadając na pytania według wcześniej zaprojektowanego schematu,
• robi zdjęcia wytypowanych ekspozycji, materiałów POS, 
• zaznacza, czy wszystko jest ustawione tak, jak określono w wytycznych a jeżeli tak nie jest – dopisuje swoje uwagi,
• zapisuje ankietę.

W przypadku pominięcia któregoś z wymaganych kroków w ankiecie, np. dodania zdjęcia, aplikacja natychmiast to wychwyci i zgłosi jako konieczne do uzupełnienia. Dopiero w momencie, gdy wszystkie elementy ankiety są kompletne, wizytę można uznać za zrealizowaną. Administrator systemu może stworzyć schemat wizyty w taki sposób, aby praca zespołu była jak najbardziej efektywna, a zgromadzone dane pozostawały wartościowe do wykorzystania na kolejnych etapach procesu. To choćby automatyczne decyzje podejmowane przez zewnętrzne systemy o dalszych krokach w sprawie, np. wysyłce smsów, pism, ocena pracy, czy potrzeba audytu.

#Skuteczne planowanie i więcej czasu na inne działania

Automatyzacja procesów to przede wszystkim bezpieczeństwo danych, o czym pisaliśmy w naszym ostatnim poście – Paperless, czyli jak zadbać o bezpieczeństwo danych, ale nie tylko. To również sprawniejsze zarządzanie i wykonywanie zleconych obowiązków. Dzięki wykorzystaniu szeregu funkcji naszej aplikacji możesz zautomatyzować większość czasochłonnych czynności, jak np. rozdzielanie zadań pod względem lokalizacji, dostępności pracowników czy pobierania danych do raportów. Narzędzie uwzględnia również absencje pracowników (np. urlopy, zwolnienia, nieobecności) i automatycznie przydziela zadania do innego pracownika.

#Przejrzysty system rozliczania czasu pracy

Stosujesz w swojej firmie rozliczanie za tzw. kilometrówki? Wykorzystaj narzędzie, które pozwoli zarówno Tobie, jak i Twojemu pracownikowi otrzymać rzetelne dane, na podstawie których będziesz mógł dokonać uczciwego rozliczenia. Aplikacja optymalizuje trasy dojazdu, dzięki czemu pracownik nie traci czasu na stanie w korkach, a Ty posiadasz zawsze aktualną wiedzę na temat postępu realizowanych zadań. Przebyta droga jest zapisywana i raportowana do managera, który może w cyklach tygodniowych lub miesięcznych rozliczyć kilometrówkę. Ponadto, zaraportowane trasy mogą być dostarczane w formie raportu bezpośrednio na skrzynkę pocztową pracownika mobilnego na koniec każdego dnia, co sprawia, że ma on pełny pogląd na zebrane przez system dane. Równie ważnym aspektem, o którym należy wspomnieć jest bezpieczeństwo pracy mobilnej. W razie nieprzewidzianych zdarzeń administrator aplikacji posiada niezbędną wiedzę (np. ostatnie miejsce logowania pracownika) i może natychmiast zareagować.

Chcesz dowiedzieć się, jakie jeszcze funkcje VSoft Mobile Workforce możesz wykorzystać, aby usprawnić codzienną pracę? Zapoznaj się z naszym case study Kaczmarski Inkasso. Firma dzięki zastosowaniu naszej aplikacji zwiększyła efektywność pracowników o 26%. Masz pytania? Napisz do nas, porozmawiajmy :).