Organizacja działająca w branży windykacyjnej ma wiele wyzwań, którym musi sprostać na co dzień. Obsługa spraw wymaga setek godzin w miesiącu spędzonych na rozmowach z dłużnikami, przeprowadzania licznych wizyt terenowych oraz przetwarzania różnego typu danych. A co, jeśli taka firma działa na rynku od ponad 30-stu lat? Czy wśród gęsto zaplanowanych procesów jest miejsce na wprowadzanie digitalizacji i usprawnień? Oczywiście, jeżeli osoby zarządzające są otwarte na zmiany i chęć rozwoju. Zawsze warto korzystać z nowych metod i narzędzi, które realnie poprawiają wyniki i komfort pracy. Kaczmarski Inkasso to firma, która wybrała aplikację VSoft Mobile Workforce i w efekcie zwiększyła efektywność pracowników o ponad 26%.

– Nasza firma jest na rynku od ponad trzydziestu lat. Jesteśmy liderem w branży windykacyjnej i możemy utrzymać ten tytuł dzięki naszej ciężkiej pracy i chęci ciągłego rozwoju – podkreśla Radosław Koński, Dyrektor Departamentu Windykacji w Kaczmarski Inkasso – zdecydowaliśmy się na wdrożenie VSoft Mobile Workforce, ponieważ nasi pracownicy odbywają ponad 3500 wizyt miesięcznie i potrzebowaliśmy narzędzia, które nie tylko ułatwi im realizację zadań, ale również będzie bezpieczne, funkcjonalne i niezawodne. Jakość świadczonych usług jest dla nas bardzo ważna.

Kaczmarski Inkasso od lat wspiera polskich przedsiębiorców w odzyskiwaniu należności. Swoją ofertę kieruje zarówno do klientów korporacyjnych, jak i mniejszych firm ze wszystkich branż. Wartości, które organizacja ma wpisane w swoje DNA, są bardzo ważne w codziennej pracy zespołu. Podejmowane działania wymagają elastycznego, ale zarazem bardzo profesjonalnego podejścia. Skuteczność to jedno, ale w branży B2B ogromnie ważne jest, aby po zakończeniu sprawy klient nadal miał dobre relacje ze swoim kontrahentem. 

Jakość obsługi dla firmy Kaczmarski Inkasso jest niezwykle istotna, o czym najlepiej świadczą liczne nagrody i wysokie miejsca w rankingach, w których istotne są opinie klientów. Biorąc pod uwagę wszystkie zebrane informacje, wiedzieliśmy, że proponowane rozwiązanie musi zapewnić pozytywny Customer Experience. Dlatego z czystym sumieniem zarekomendowaliśmy VSoft Mobile Workforce.

Wdrożenie aplikacji

Wdrożenie aplikacji VSoft Mobile Workforce miało na celu: 

• Zwiększenie efektywności w kontekście zarządzania wierzytelnościami. Usprawnienia miały dotyczyć wszystkich procesów wykorzystywanych w firmie. Cel miał zostać zrealizowany poprzez cyfryzację dokumentów i poszczególnych zadań. 
• Podniesienie jakości obsługi. Dane zebrane w aplikacji powinny być szczegółowe i kompleksowe. Dzięki temu pracownik terenowy, korzystając ze wsparcia narzędzia będzie mógł przedstawić rozwiązanie dopasowane do rozmówcy. 
• Usprawnienie procesu raportowania. Zastąpienie pliku dokumentów elektronicznymi danymi, na podstawie których można tworzyć podsumowania, wyciągać wnioski i wprowadzać optymalizacje. 
• Zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Digitalizacja wszystkich procesów z zachowaniem najwyższych zabezpieczeń. 

Po zakończonych działaniach polegających na wdrożeniu aplikacji oferujemy klientowi usługę maintenance z możliwością roszrzerzenia zakresu wsparcia, jeżeli zgłosi taką potrzebę. 

Szacunkowy czas prac wraz z wdrożeniem zajął ok. 4 miesięcy. Jak wyglądały działania w poszczególnych etapach? 

1. Wdrożenie aplikacji w wersji produktowej (As-Is) na środowisku TEST.
2. Przygotowanie konfiguracji aplikacji do bieżących procesów obsługi zadań w terenie przez pracowników KI.
3. Zakup i przygotowanie urządzeń mobilnych do wdrożenia aplikacji.
4. Audyt bezpieczeństwa aplikacji i poprawa błędów koniecznych do wyeliminowania przed wdrożeniem produkcyjnym. 
5. Uruchomienie produkcyjne aplikacji dla wąskiej grupy pracowników celem “wygrzania” procesu.
6. Pełne wdrożenie produkcyjne.

Po zakończonych działaniach polegających na wdrożeniu aplikacji oferujemy klientowi usługę maintenance z możliwością roszrzerzenia zakresu wsparcia, jeżeli zgłosi taką potrzebę. 

Zwiększenie efektywności zespołu o 26%

Zespół pracowników mobilnych Kaczmarski Inkasso, w momencie wprowadzania nowego narzędzia do firmy, liczył 50 osób. Dzięki temu, że VSoft Mobile Workforce jest bardzo intuicyjny nawet pracownicy, którzy rzadziej korzystali z nowych technologii szybko poznali dostępne funkcjonalności i zaczęli używać aplikacji w codziennej pracy. Zaowocowało to zwiększeniem efektywności zespołu terenowego o 26%. 

Co więcej, dzięki automatyzacji procesów wzrosła też liczba zrealizowanych wizyt w miesiącu o 10%. Oszczędność czasu wynikająca z optymalizacji tras dojazdów pozwoliła zespołowi na realizację dodatkowych zleceń. Wzrosła także satysfakcja klientów, co wynika z profesjonalnie przeprowadzonych wizyt, ponieważ pracownicy byli wyposażeni w komplet wyczerpujących informacji. Mieli dokładnie określony cel spotkania z wierzycielem i gotowy schemat działania. Dla klientów z branży B2B ten aspekt jest jednym z kluczowych przy podejmowaniu decyzji o podjęciu współpracy z firmą windykacyjną. Przełożyło się to na zwiększenie liczby spraw powierzonych firmie, a więc również na wzrost zrealizowanych celów biznesowych. 

Usprawnieniu uległy również procesy komunikacyjne. Pracownik terenowy mając komplet danych mógł dużo szybciej zgłosić się z konkretnymi pytaniami do biura lub przekazać kompleksową informację zwrotną po zakończonej wizycie. 

Miało to również przełożenie na skuteczną reakcję wobec sytuacji niepożądanych. Aplikacja została zaprogramowana w taki sposób, aby w pełni zautomatyzować procesy przekazywania i zarządzania danymi, co do minimum ogranicza ryzyko dotyczące ich wycieku czy przetrzymywania informacji poufnych dłużej niż czas wskazany w umowie.

Bezpieczeństwo danych

Przetwarzanie danych w pracach terenowych to niezwykle ważny aspekt. Doskonale rozumiemy, jak ważne dla naszych klientów jest poczucie bezpieczeństwa w tym zakresie. Właśnie dlatego położyliśmy olbrzymi nacisk na zabezpieczenie naszej aplikacji. VSoft Mobile Workforce wyposażony jest w mechanizmy kontrolne oraz zabezpieczające przepływ danych i zarządzanie nimi (RODO) – w tym mechanizmy retencji danych. Aplikacja została zabezpieczona w oparciu o globalne standardy organizacji Open Web Application Security Project, zgodnie z wymaganiami ASVS 4.0 i mASVS-L2.

– VSoft Mobile Workforce jest stale rozbudowywany i aktualizowany. Narzędzie powstało po to, aby ułatwić codzienną pracę managerom oraz zespołom terenowym i to właśnie opinie użytkowników wytyczają nam ścieżki rozwoju. – zapewnia Dawid Gębala, Product Owner w VSoft. – Jesteśmy dumni z sukcesu firmy Kaczmarski Inkasso i bardzo dziękujemy za zaufanie.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcjonalności? Zachęcamy do zapoznania się z korzyściami, jakie niesie za sobą wprowadzenie narzędzia VSoft Mobile Workforce do firmy.

Masz jakiekolwiek pytania? Zachęcamy do kontaktu.