Zarządzanie zespołem wymaga wielu cennych umiejętności, nie tylko organizacyjnych, ale również komunikacyjnych. Stoi przed Tobą szereg wyzwań: efektywne rozdzielanie obowiązków, motywowanie, klarowne opisywanie zadań i wyciąganie wniosków. Proces komplikuje się jeszcze bardziej, gdy pod skrzydłami masz pracowników terenowych. Brzmi znajomo? Mierzysz się z tym na co dzień? A jak zareagujesz na informację, że jest na rynku dostępne narzędzie, które może odciążyć Cię w codziennej pracy, jednocześnie zwiększając efektywność zespołu nawet do 30%?

Rozdzielanie obowiązków wśród pracowników terenowych to nie lada wyzwanie. Bez względu na to, czy robisz to samodzielnie, czy zlecasz zadanie managerowi – w obydwu przypadkach jesteś, chociaż cząstkowo, zaangażowany w ten skomplikowany proces. Jak zapewne dobrze wiesz, realne i klarowne przypisanie obowiązków nie tylko działa motywująco na członków zespołu, ale także zwiększa ich efektywność. 

O ile masz mały zespół, możesz to zrobić ręcznie… Ale co to tak naprawdę znaczy mały zespół? Pięć, dziesięć osób? Więcej? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, zwłaszcza, jeżeli cały proces przydzielania zadań i wyznaczania tras trzeba prowadzić samodzielnie. Praca staje się żmudna, zabiera mnóstwo czasu i finalnie może prowadzić do popełniania błędów, które będą rzutować na efekty zespołu w szerszej perspektywie czasowej. Co w takim razie możesz zrobić lepiej?

Automatyzacja = efektywność

Zautomatyzuj cały proces harmonogramowania. Wybierz narzędzie, które pozwala na rozdzielanie zadań wśród członków zespołu w oparciu o m.in.: tagi, umiejętności, lokalizacje, uprawnienia i dostępność. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ ma to wpływ na efektywność. Przydzielanie obowiązków bez uwzględnienia powyższych czynników może skutkować tym, że będą one nieopłacalne zarówno dla pracownika, jak i firmy. Przykładowo, wizyta terenowa w obrębie Gdańska wygeneruje dodatkowe koszty, gdy pracownik otrzymujący takie zadanie obsługuje Podkarpacie. Kolejnym aspektem jest realność zlecanych działań. Każdy pracownik ma inne predyspozycje i mimo, że możesz ustalić sztywne standardy, to czynniki zewnętrzne również odgrywają tu dużą rolę. Dlatego też przydzielenie zadań – nie uwzględniwszy np. zakresu obowiązków danej osoby – mija się z celem. Wśród funkcji aplikacji znajdziesz uniwersalny mechanizm tagów, który pomaga skutecznie rozdzielić obowiązki w oparciu o dowolny parametr. Jeżeli wprowadzisz kryteria m.in.: lokalizacji, dostępności, a także typ klienta, np. markety czy hurtownie, wówczas aplikacja efektywnie dobierze pracownikowi zadania, które będą dopasowane do jego profilu. 

Narzędzie przeanalizuje wszystkie wprowadzone dane i stworzy zoptymalizowaną listę dopasowaną do danego użytkownika, czyli potocznie pisząc – idealny plan obowiązków. 😉

Minimalizacja kosztów firmy

Stosowanie narzędzia VSoft Mobile Workforce do zarządzania pracą w terenie może również zaoszczędzić liczne godziny pracownikom HR-owym. Aplikacja została zaprogramowana w taki sposób, aby przejąć część czasochłonnych czynności, które wykonywane są często manualnie. System wyręcza z pilnowania urlopów, zwolnień, zastępstw. Automatycznie przypisuje wówczas zadanie do innego pracownika. 

Co więcej, na podstawie wygenerowanej listy zadań, w której zaznaczona jest lokalizacja, narzędzie inteligentnie planuje trasę dojazdu. Pozwala to oszczędzać czas i koszty związane ze zużyciem paliwa. Ponadto system ten może zwiększyć bezpieczeństwo pracowników mobilnych. Aplikacja może monitorować bieżącą lokalizację pracownika z wykorzystaniem technologii GPS, dzięki czemu administrator (w tej sytuacji np. manager) wie, gdzie pracownik się znajduje, może także historycznie przeglądać trasę pokonywaną przez pracownika w ciągu dnia. Optymalizacja całego procesu, zarówno w kontekście planowania, jak i ułożenia tras przejazdów przekłada się na znaczne oszczędności i minimalizację kosztów ponoszonych przez firmę.

Raportowanie szybsze do 20%

Nikt z nas nie lubi szukać wybranej funkcji w aplikacji przez kilka minut, ba, nawet sekund. 😉 Dlatego też stworzone przez nas narzędzie jest bardzo intuicyjne. Tak bardzo, że nawet osoby, które są mniej obyte z nowymi technologiami, nie powinny mieć problemu z jego obsługą. 

Wygodna w użyciu aplikacja nie tylko usprawnia pracę, ale także porządkuje sposób pozyskiwania informacji. Podczas wizyt terenowych bardzo ważne jest wprowadzanie danych jednakowo przez wszystkich pracowników, ponieważ znacząco wpływa to na proces raportowania. Bez odpowiedniego narzędzia jest to bardzo trudne, nawet mimo świetnie zaplanowanego schematu. W VSoft Mobile Workforce czytelne i rzetelne raporty można utworzyć za pomocą kilku kliknięć. Dane wprowadza się na podstawie szablonów, wypełniając gotowe pola i załączając wymagane pliki, co daje możliwość dokładniejszej analizy i wyciągnięcia wniosków również dla innych segmentów firmy. Usprawnia to cały proces komunikacji i finalnie oszczędza czas pracowników poszczególnych działów. Jak zapewniają nasi Klienci, wprowadzenie narzędzia do ich firmy sprawiło, że raportowanie jest nawet do 20% szybsze!

Bardziej zaawansowany Customer Experience

Jak w praktyce wygląda stosowanie narzędzia w kontekście jakości obsługi klienta? Bardzo profesjonalnie. Pracownik nie zadaje tych samych pytań, ma wszystko poukładane, wizyta przebiega w sposób zaplanowany i efektywny. Ma to olbrzymi wpływ na wizerunek firmy, co może przełożyć się także na wyższe oceny klientów. A te z kolei mają znaczenie nie tylko w codziennej pracy, ale również w rankingach przedsiębiorstw, gdzie oceniany jest poziom obsługi.

Bezpieczeństwo

Ciekawi Cię, jak działa aplikacja VSoft Mobile Workforce w praktyce? Możesz to sprawdzić choćby zaraz. Skorzystaj z 30-dniowego okresu próbnego i zobacz, jakie zmiany pod kątem efektywności może wnieść aplikacja w Twojej firmie. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania – skontaktuj się z nami. Jesteśmy do Twojej dyspozycji.