W dzisiejszych czasach wyspecjalizowane systemy informatyczne okazują się być nieocenioną pomocą niemal w każdej branży. Nie jest inaczej w przypadku realizowania obowiązków windykatora terenowego. Firmy windykacyjne bardzo często stają przed pytaniem, jak usprawnić procesy zarządzania w swoim przedsiębiorstwie. Jednocześnie poszukują one rozwiązań, które nie będą generowały ogromnych kosztów, ale skutecznie poprawią jakość pracy. W tym artykule przedstawimy zakres obowiązków osoby pełniącej funkcję windykatora, a także korzyści płynące z decyzji o wykorzystaniu w pracy naszej aplikacji.

Kim jest windykator terenowy?

Większość osób, podążając za stereotypami, kojarzy wypełniane przez windykatora obowiązki z egzekucją komorniczą i niezbyt przyjemną atmosferą. W rzeczywistości rola windykatora terenowego polega na doprowadzeniu do ugody z dłużnikiem, w efekcie której spłaci on zaciągnięte zobowiązania finansowe. Pełni on rolę funkcjonariusza publicznego, działając na podstawie udzielonego mu przez wierzyciela pełnomocnictwa. 

Wbrew pozorom, wykonywanie tego zawodu wcale nie jest łatwe i okazuje się, iż wymaga od osoby pełniącej rolę windykatora szczególnych kompetencji. Windykator terenowy powinien pozostawać w stałym kontakcie z klientem, a oczywistym jest, iż nie każdy dłużnik będzie dążył do polubownego załatwienia sprawy. W takich przypadkach nieoceniona jest odporność na stres, komunikatywność, cierpliwość, ale również stanowczość i bezbłędne opanowanie sztuki negocjacji. Osoba z takimi cechami charakteru bez wątpienia posiada świetne predyspozycje do pracy w tym zawodzie.

Zakres działania windykatora terenowego: kwestie prawne i etyczne

Jak już zostało wspomniane, windykator nie zajmuje się egzekucją zadłużenia. Co zatem wchodzi w zakres jego obowiązków? Przyglądając się kwestiom prawnym, należy stwierdzić, że w istocie lista zakazów jest znacznie dłuższa niż to, co wolno robić windykatorowi podczas realizowania swoich obowiązków. Nie może on pod żadnym pozorem wejść do mieszkania dłużnika bez jego zgody, zająć części jego dochodów, przeprowadzić eksmisji czy pobierać jakiekolwiek opłaty. W przeciwnym razie naraża się na skargę ze strony klienta. Może on jedynie, oprócz prowadzenia negocjacji, rozeznać sytuację w terenie, dostarczyć osobiście przedsądowe wezwanie do zapłaty czy ustalić z dłużnikiem warunki spłaty zadłużenia. Obligatoryjnie musi za to informować dłużnika, jakie kary i sankcje grożą mu z powodu ignorowania wezwań do zapłaty. 

Firmy windykacyjne, oprócz osobistego odwiedzania osoby zadłużonej, bardzo często decydują się kontaktować z nią telefonicznie, jednak istnieją prawne wytyczne, co do przeprowadzania takich rozmów. Mogą one odbywać się jedynie w określonych godzinach, jedynie w dni powszednie (co związane jest ze swoistą etyką – dłużnik nie może być nękany telefonami o dowolnej porze). Firma windykacyjna nie może kontaktować się z osobami postronnymi w sprawie danej wierzytelności bez zgody dłużnika. Te i inne zasady określone są w Zasadach Dobrych Praktyk.

Elektroniczne systemy zarządzania w windykacji terenowej

W pracy windykatora istotny jest stały kontakt z klientem. Warto jednak zauważyć, że firmy niejednokrotnie obsługują wielu klientów, zarówno korporacyjnych, jak i tych mniejszych. Właśnie dlatego, przedsiębiorstwa decydują się na cyfryzację swoich procesów zarządzania. Poprzez zakup systemów, które pozwolą zebrać kompletne informacje z przeprowadzonych wizyt w spójny i uporządkowany sposób, praca windykatorów terenowych staje się znacznie łatwiejsza. Priorytetem jest również bezpieczeństwo danych, co okazuje się niełatwym zadaniem, gdy praca odbywa się nie tylko w siedzibie firmy, ale także w terenie. Wyspecjalizowane aplikacje to integralna część procesu zarządzania, a system VSoft Mobile Workforce może być doskonale zintegrowany z system windykacyjnym.

Pan Mariusz Główczyński, Zastępca Dyrektora Departamentu Windykacji w firmie Kaczmarski Inkasso, która wykorzystuje oprogramowanie VSoft Mobile Workforce podkreśla: “Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych bezpośrednio do pierwszej linii kontaktu z dłużnikiem wpływa na postrzeganie całego procesu i, co za tym idzie, samego pracownika terenowego jako bardziej profesjonalnego”. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że dzięki zastosowaniu technologii, zarówno negocjatorzy terenowi, jak i pracownicy biurowi posiadają najbardziej aktualne informacje dotyczące prowadzonych spraw. Pan Mariusz Główczyński podsumowuje: “Dzięki wprowadzeniu nowoczesnych technologii zyskujemy czas oraz budujemy i wzmacniamy wizerunek naszej firmy jako profesjonalnej. To cenne wartości w biznesie”.

W jaki sposób aplikacja mobilna może ułatwić pracę windykatora?

To, jak aplikacje mobilne ułatwiają pracę windykatora, jest kwestią bardzo szeroką. Na przykład informowanie dłużnika o wizycie może odbyć się za pomocą szablonów SMS, a w dotrzymywaniu punktualności nieoceniona będzie optymalizacja tras, która wspomaga tworzenie realnych harmonogramów wizyt. Aplikacje mogą usprawnić tworzenie raportów zawierających z góry ustaloną, szczegółową listę pytań do dłużnika, które windykator powinien zadać w trakcie wizyty, po to, aby przebiegła ona profesjonalnie i zgodnie z planem. System umożliwia również zapis deklaracji spłaty i rozłożenie jej na stosowne raty. 

Wszystko to umożliwia platforma VSoft Mobile Workforce, a jej skuteczność z zadowoleniem potwierdza Pan Mariusz Główczyński z Kaczmarski Inkasso. “Z aplikacji korzysta 50 pracowników mobilnych, którzy odbywają średnio 3500 wizyt miesięcznie. Zwiększyliśmy tym samym ich efektywność o 26%. Dzięki optymalizacji tras realizujemy o 10% więcej wizyt u klientów w miesiącu”. 

Zalet korzystania z VSoft Mobile Workforce jest o wiele więcej. Pracownicy terenowi cenią sobie oszczędność czasu, szczególnie w kontekście łatwego sporządzania raportów, ponieważ  aplikacja oferuje wygodne narzędzie do zbierania danych i załączania plików w postaci gotowych szablonów. Ponadto jest ona intuicyjna i działa też w trybie offline.

Wdrożenie zoptymalizowanego, elastycznego systemu dla firmy windykacyjnej, poprawia jakość funkcjonowania przedsiębiorstwa, usprawnia pracę i pozwala na realizację znacząco większej ilości zadań.